Descriptif du poste et missions :
- Assurer le suivi administratif des parcours de formation des apprenants en utilisant les logiciels dédiés ;
- Collecter et mettre à disposition les données pédagogiques pour les services concernés ;
- Assister le responsable du service dans toutes ses activités.
À cet effet, vous devrez notamment :
1. ADMINISTRATION PÉDAGOGIQUE
- Assurer le suivi des présences et en informer famille, employeur, OPCO ou financeur suivant le mode de financement ;
- Fournir l’appui administratif nécessaire aux éducateurs ;
- Établir toutes les attestations (présence, formation) et les adresser en fonction des exigences des financeurs et/ou client ;
- Renseigner les données clients (entreprises, apprenants) en utilisant les outils informatiques dédiés ;
- Établir les ordres de facturation et les transmettre au service comptabilité avec toutes les pièces justificatives nécessaires au règlement dans le cadre de la formation continue ;
- Préparer et participer aux différentes actions du pôle production des prestations (séminaires d’accueil, accueil des rentrées tardives, réunion parents-formateurs, cérémonie de remise des diplômes, etc.) ;
- Préparer et participer à toute réunion pédagogique ou de coordination pédagogique ;
- Renseigner les clients (apprenants/familles, employeurs), formateurs et tout interlocuteur (certificateurs, financeurs, etc.) dans le cadre de leur périmètre d’activité ;
- Rééquilibrage des groupes et envoi des convocations correspondantes ;
- Suivi des emplois du temps aménagés ;
- Communication relative aux activités du services (édition des circulaires, mailing, etc.).
2. GESTION DES DONNÉES PÉDAGOGIQUES
- Collecter, rassembler et transmettre toute information utile au bon fonctionnement de l’équipe pédagogique ;
- Réaliser des collectes de données et les mettre en forme en fonction des besoins et des demandes (synthèses pédagogiques, bulletins de notes, accueil des apprenants, enquêtes satisfaction des apprenants, passeports de formation, etc.) ;
- Classer et archiver les dossiers liés aux prestations de formation et aux apprenants selon les règles et procédures en vigueur dans l’organisme ;
- Veiller au respect des échéances pédagogiques des différentes prestations (remise de diplômes, remise de dossiers, bulletins de note, etc.).
3. GESTION ADMINISTRATIVE DES EXAMENS
- Gérer la partie administrative des examens blancs (convocations, suivi, etc.) ;
- Préinscrire les apprenants aux examens (pré-inscription et suivi des dossiers, saisie des données sur le site du rectorat, etc.) ;
- Mettre à jour les documents relatifs aux examens de fin d’année (mise à jour du planning examens, paramétrage portail rectorat, répartition des salles, des surveillances, édition des listes pour les coordinateurs, saisie des notes, calculs des taux de réussite, mise à jour du logiciel en fonction des résultats, etc.).